Principal Inovação Desagradáveis: não comece um e-mail com 'Espero que esteja tudo bem para você'

Desagradáveis: não comece um e-mail com 'Espero que esteja tudo bem para você'

Muitas mensagens de e-mail começam com o pé esquerdo.Joe, o fazendeiro de cabras / Flickr

Muitas pessoas que não conheço começam os e-mails com a saudação áspera, espero que você esteja bem, Minha resposta usual: Sim ... Eu não te conheço e estou bem o suficiente para deletar seu e-mail sem ler mais.

E, dados os resultados de uma pesquisa informal, muitas pessoas pensam da mesma maneira.

Catharine Hamm, editora de viagens da Los Angeles Times , que recebe inúmeras sugestões de contribuidores em potencial e agentes de relações públicas, também tem medo de receber e-mails do tipo Espero que você esteja bem. É pela graça de Deus que estou bem, mas e se não estivesse? ela perguntou. Tenho certeza de que ficaria com a mesma raiva ... Para essas pessoas, eu digo o seguinte: construir um relacionamento significa me ajudar a fazer meu trabalho, não me perguntar como estou. Significa entender meu mercado, não tentar entender minha psique. Significa identificar e atender minhas necessidades jornalísticas, não me ajudando a encontrar meu centro pessoal.

Barbara Teszler, CEO da Teszler PR em Santa Monica, Califórnia, dizabrindo com Espero que este e-mail encontre você bem é a mesma coisa que uma chamada fria que começa Não desligue ou envie informações importantes marcadas em vermelho no envelope (a informação importante é que você foi pré-aprovado para um crédito cartão com uma empresa com a qual você não se importa). As pessoas optam por 'Espero que você esteja bem' para estabelecer uma conexão pessoal - soa como se você já conhecesse essa pessoa, e ignorar ou rejeitar alguém que conheceu pessoalmente é mais rude do que ignorar um estranho você nunca me conheci, então seu e-mail, em teoria, tem mais probabilidade de ser lido dessa forma - mas me parece artificial e falso.

Mike Plugh, professor associado de comunicação do Manhattan College, acredita que essas saudações têm mais a ver com a interpretação do destinatário do que com o remetente. Se alguém escrever 'Espero que você tenha tido uma ótima semana' ou 'Espero que esteja tudo bem com você', há uma chance de que você teve uma semana terrível ou de que está longe de estar 'bem', mas o reconhecimento do nosso mútuo a humanidade é a mensagem real, ao invés de qualquer esperança concreta, diz Plugh. A razão pela qual essas gentilezas amigáveis ​​podem parecer falsas é porque elas nos encaram de uma tela branca, que é inerentemente impessoal.

Assine o Boletim Diário do Braganca Um servidor de e-mail mostra alertas de spam ou e-mails indesejados.Foto: Ian Waldie / Getty Images

De acordo com McClain Watson, diretor de programas de comunicação empresarial da Naveen Jindal School of Management da UT Dallas, as pessoas precisam se iluminar. Se a frase ‘Espero que você esteja bem’ em um e-mail provoque uma resposta emocional de você, então ela cumpriu seu dever, diz Watson. O tom da maioria dos nossos e-mails diários é procedimental, transacional e parece que foi escrito por zumbis para zumbis. Um desafio para aqueles de nós - como eu - que querem escrever um e-mail para humanos com o coração batendo é encontrar uma maneira de fazer uma conexão simpática com o leitor para que nosso e-mail seja lido com uma voz humana. 'Espero que você esteja bem' pode não ser a melhor maneira de atingir esse objetivo, mas faz um trabalho decente na maior parte do tempo.

A especialista em etiqueta Brooke Straiton recomenda escrever seus e-mails ao contrário. Sua primeira frase deve resumir suas necessidades ou a intenção do e-mail, diz ela. Isso permite que alguém saiba desde o início se este é um e-mail que precisa ser endereçado com urgência, arquivado como informativo ou qualquer que seja a ação apropriada. Se você quiser adicionar 'sutilezas', deixe-as para o final.

Jill Tipograph, cofundadora da Carreiras em estágio inicial , uma consultoria que ajuda jovens a conseguir estágios ou primeiros empregos, admite que é difícil entrar direto no negócio, então descobrir a abordagem certa é importante. Sua personalidade e autenticidade precisam ser estabelecidas. Você precisa encontrar algo confortável e aceitável em termos de abordagem. Não é um tamanho único, diz ela. Cada situação é diferente. A abordagem deve refletir a estatura e / ou imagem que você pode encontrar online.

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Pitch Perfect: maneiras eficazes de iniciar um e-mail

O Braganca pediu a Jill Tipograph para oferecer dicas para melhorar os e-mails:

Espero que este e-mail considere que você está bem deve ser reservado para um telefonema ou um e-mail de acompanhamento para uma apresentação pessoal. Se você ainda não conhece a pessoa, é melhor usar uma abordagem diferente.

A genuinidade deve ser real, ou não siga esse caminho. Seja profissional, não casual. Pense em comprar um cartão: você enviaria um cartão com excesso de zelo ou excessivamente sincero para alguém que você não conhece?

Errar pelo lado conservador na abordagem. Comece um e-mail com Dear Mr./Ms./Dr .; apenas mude para nomes pessoais quando um relacionamento ou relacionamento tiver sido estabelecido. Oi ou oi é muito casual. Use nomes próprios: se o nome deles for Robert, não se refira a eles como Bob no e-mail inicial.

Mencione o referenciador (se você tiver permissão) —sempre comece com o nome dessa pessoa no assunto e na primeira linha. Esse é o seu ativo. Caro (em branco) —Fui indicado por (em branco), que pensou que você seria alguém bom para entrar em contato (em branco).

Aborde as pessoas usando o jargão do setor - as pessoas nas áreas de criação falam de uma maneira, enquanto as do setor bancário, de outra. Mas, em qualquer caso, é aconselhável não ser extremo. Indústrias diferentes têm padrões diferentes.

Use uma linha de assunto de e-mail matadora - as pessoas não vão se incomodar em ler o e-mail real se o assunto não ressoar. Certifique-se de que seja relevante, conciso e dê a alguém um motivo para abrir. Hoje em dia, tanto vai para o spam, portanto, inserir um interesse comum, alma mater ou pessoa que o recomendou é importante e valioso.

Envie um e-mail de acompanhamento - os primeiros e-mails geralmente não são lidos. Diferencie: espero que você esteja tendo uma ótima semana e queria acompanhar meu e-mail na semana passada.

Pet Peeves

Evite emojis, pois eles podem estabelecer uma primeira impressão errada.

Não mencione alguém sem sua permissão.

Não atribua um apelido à pessoa. História: Um recém-formado na faculdade abordou Jill online e disse: Ei, Jilly. Ninguém me chama de Jilly desde que eu era criança, apenas meu marido de muitos anos me chamando assim de vez em quando, disse ela. Fiquei muito desanimado.

Prova tripla - é constrangedor ver erros ortográficos e uso incorreto da gramática - especialmente o nome errado de uma pessoa ou empresa (pense em inscrições para faculdade, por exemplo, nome de faculdade errado em uma redação).

Não peça conselhos gratuitos ou um emprego sem oferecer algo de valor em troca. Isso é abertamente assertivo e desagradável.

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